Audit

Om in aanmerking te komen voor het FYJAS keurmerk ziet het audittraject er als volgt uit.

1. Aanvraag

Een organisatie die gecertificeerd wilt worden doet een aanvraag. In principe dient binnen 6 maanden na de aanvraag te worden voldaan aan alle gestelde eisen van het keurmerk en kan de audit door een door FYJAS aangestelde auditor worden uitgevoerd.

Wanneer uw organisatie in aanmerking wilt komen voor het FYJAS Keurmerk FD&RP en/of FPAC dan kunt u contact opnemen met FYJAS. Dit kan via +31 (0)630555293 of door het offerte formulier online in te vullen.

2. Kennismaking

In een verkennend gesprek leggen wij uit waar uw organisatie aan moet voldoen om voor certificering van het FYJAS keurmerk in aanmerking te komen. Ook inventariseren we welke specifieke organisatie- en branche gerelateerde richtlijnen aanvullend van toepassing zijn en kunt u ons meer vertellen over uw organisatie. Naar aanleiding van deze toegevoegde informatie zal FYJAS dit verwerken zodat er met een op maat gemaakte norm gewerkt kan worden. Zo heeft u van tevoren een duidelijk beeld van de elementen waarop uw organisatie wordt beoordeeld, hoe we dat doen en hoeveel tijd dat in beslag gaat nemen.

Doordat het FYJAS keurmerk is gebaseerd op de structuur van internationale ISO-normen kan het audittraject uitstekend worden gecombineerd met de audit van andere managementsystemen voor kwaliteit (ISO 9001) en arbo (ISO 45001). Vervolgens kunt u zelf uw organisatie op deze elementen toetsen om te zien of u klaar bent voor de beoordeling door FYJAS.

3. Zelfbeoordeling

FYJAS heeft een normkader ontwikkeld waarin de eisen zijn omschreven waar iedere organisatie aan moet voldoen. Het FYJAS keurmerk bestaat uit 2 delen: deze vormen samen de eisen waarop geaudit wordt en borgen een toetsing op maat van uw organisatie:

  • High Level Structure (HLS):
    Alle ISO-normen worden opgezet volgens de HLS, wat het voor organisaties makkelijker maakt hun managementsystemen voor kwaliteit (ISO 9001) en arbo (ISO 45001) te integreren. Het FYJAS keurmerk volgt de HLS.
  • Branche specifiek:
    Als een organisatie getoetst wilt worden, wordt bepaald welke branche het betreft. De kadernorm wordt dan aangevuld met branche gerelateerde richtlijnen.

Omdat op basis van wijziging in de samenleving en in de wetgeving nieuwe maatregelen genomen kunnen worden, is de exacte invulling van de eisen waaraan een organisatie moet voldoen aan verandering onderhevig. Bij aanvang van het audittraject zal tijdens het verkennend gesprek de actuele situatie met u besproken worden.

Plan, Do, Check, Act-cyclus

Het FYJAS keurmerk kent een vergelijkbare opzet met certificeringen op het gebied van cliënt-/patiëntveiligheid en wordt gekenmerkt door de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. Deze vormt de basis voor de vier rubrieken waarin de eisen ten aanzien van (preventie)maatregelen zijn geformuleerd. De indeling in deze rubrieken zorgt er voor dat de maatregelen niet statisch zijn. Er moet voortdurend ingespeeld worden op de actualiteit en iedere rubriek kent verschillende onderdelen waarop wordt getoetst. FYJAS heeft tevens overzichten en werkboeken opgesteld die uw organisatie kan gebruiken bij het inrichten van het eigen beleid. Ook indien u het inrichten van het organisatie beleid op basis van het FYJAS keurmerk wilt uitbesteden, kan FYJAS u in contact brengen met consultancy bureaus die organisaties helpen om op een actieve, innoverende manier deze maatregelen in te bedden binnen uw organisatie.

4. Beoordeling door FYJAS

Is uw organisatie klaar voor beoordeling? Dan zal een FYJAS-auditor de beoordeling uitvoeren. Kern van de audits is gedrag, veiligheid/gezondheid, bewustwording en communicatie. Tijdens de kennismaking is bepaald of uw organisatie uit meerdere onderdelen bestaat, zodat er ook duidelijkheid is waar de auditoren specifiek naar kijken. Het aantal onderdelen is mede bepalend voor de tijdsbesteding. De minimale tijdsbesteding is één dag. Hoewel ook wordt gecheckt of alle vereisten zijn vastgelegd, vindt het grootste deel van de audit op de werkvloer plaats. Daar kan immers worden beoordeeld of de eisen goed zijn geïmplementeerd en worden gehandhaafd.

5. Toekenning

Voldoet uw organisatie aan alle eisen, dan ontvangt u een conformiteitsverklaring. Ook wordt uw organisatie opgenomen in het register FYJAS keurmerk FDRP en/of FPAC. In dit register zijn alle organisaties terug te vinden die aan het keurmerk voldoen. Daarnaast ontvangt u digitale logo certificaat gegevens waarmee u online zichtbaar kunt maken dat uw organisatie voldoet aan de voor de branche geldende eisen betreffende FYJAS maatregelen.

6. Herbeoordeling

Als certificaathouder hebt u het recht het keurmerk te gebruiken. U bent natuurlijk verplicht om ook ná het behalen van het keurmerk te werken volgens de eisen daaruit. Na de initiële beoordeling bezoekt een auditor elke zes maanden uw bedrijf (aangekondigd en onaangekondigd) om te controleren of uw organisatie nog steeds aan de eisen voldoet en of u het keurmerk kunt behouden.